Procedura orzecznicza obejmuje zarówno proces diagnostyczny, jak i analizę i weryfikację dokumentacji stanowiącej załączniki do wniosku rodzica/opiekuna prawnego o wydanie orzeczenia/opinii WWR. 

W celu ubiegania się o orzeczenie/opinię rodzic/opiekun prawny dziecka przechodzi następujące kroki:

1. Sekretariat poradni kieruje rodzica/opiekuna do psychologa prowadzącego, z którym należy się umówić w celu przeprowadzenia wywiadu dotyczącego rozwoju dziecka i jego aktualnej sytuacji zdrowotnej oraz uzyskania dalszych wskazów.
2. Psycholog prowadzący informuje rodzica o konieczności dostarczenia niezbędnej dokumentacji uzasadniającej wniosek rodzica (zaświadczenie lekarskie na odpowiednim druku, opinia z przedszkola/szkoły na potrzeby zespołu orzekającego, opinia neurologopedy, inne dokumenty medyczne/terapeutyczne).
3. Psycholog rozpoznając sytuację dziecka i potrzebę wydania orzeczenia/opinii WWR kieruje rodzica na niezbędne badania w poradni: psychologiczne, pedagogiczne, logopedyczne.
4. Po przeprowadzeniu w poradni koniecznych diagnoz oraz zgromadzeniu wskazanej dokumentacji medycznej/przedszkolno-szkolnej i dodatkowej rodzic/opiekun po konsultacji z psychologiem prowadzącym – umawia się z Dyrektorem poradni/Przewodniczącą Zespołu Orzekającego na termin złożenia wniosku o wydanie orzeczenia/opinii WWR.
5. Na spotkaniu z Przewodniczącą Zespołu Orzekającego następuje weryfikacja zgromadzonych dokumentów formalnych (Zaświadczeń lekarskich i opinii) pod kątem ich poprawności formalnej oraz pod kątem wystarczającego uzasadnienia wniosku o wydanie orzeczenia/opinii WWR.
6. Jeżeli dokumenty zgromadzone przez rodziców/opiekunów i wyniki badań przeprowadzonych w poradni uzasadniają złożenie wniosku o wydanie odpowiedniego orzeczenia/opinii – rodzic/opiekun (jeżeli jest taka potrzeba – z pomocą Przewodniczącej Zespołu Orzekającego)  wypełnia wniosek o wydanie orzeczenia/opinii dla dziecka.
7. Dokumenty złożone przez rodzica/opiekuna (Wniosek wraz z załącznikami) są rejestrowane przez sekretariat poradni.
8. Rodzic otrzymuje zwrotnie dwa dokumenty formalne:
   • Zawiadomienie o wszczęciu postępowania administracyjnego w kierunku wydania orzeczenia/opinii WWR,
   • Powiadomienie o terminie Zespołu Orzekającego, na którym sprawa dziecka będzie rozpatrywana.
9. Rodzic i wskazane we wniosku osoby mają prawo uczestniczyć w Zespole Orzekającym. Jeżeli sprawa tego wymaga, Przewodnicząca Zespołu Orzekającego zaprasza rodzica lub inne osoby (za jego zgodą) na posiedzenie Zespołu Orzekającego.
10. Na posiedzeniu Zespołu Orzekającego, prowadzący sprawę psycholog (w zastępstwie -pedagog) przedstawia sprawę dziecka/ucznia omawiając sytuację zdrowotną i edukacyjno-społeczną oraz przedstawiając informacje uzyskane z całokształtu dokumentacji dziecka/ucznia. Lekarz konsultant analizuje dokumentację medyczną, formułując diagnozę medyczną na podstawie całokształtu diagnoz lekarskich. Członkowie Zespołu Orzekającego podejmują decyzję o wydaniu/braku potrzeby wydania dziecku/uczniowi orzeczenia/opinii WWR.
11. W ciągu 7 dni od posiedzenia Zespołu Orzekającego przygotowana jest wersja papierowa dokumentu i sekretariat poradni informuje rodzica telefoniczną wiadomością tekstową o przygotowanym dla dziecka/ucznia dokumencie do odbioru w sekretariacie poradni.
12. Orzeczenie/opinię WWR odbiera wnioskodawca lub osoba upoważniona przez wnioskodawcę we wniosku o wydanie orzeczenia/opinii WWR legitymując się dowodem tożsamości.
13. W szczególnych przypadkach, na wyraźną prośbę rodzica/opiekuna od razu po przygotowaniu dokumentu jest on wysyłany pod wskazany przez wnioskodawcę adres – za pośrednictwem Poczty polskiej.
14. W przypadku nieodebrania orzeczenia/opinii przez wnioskodawcę po upływie więcej niż 7 dni, po kilku próbach informowania go telefonicznego i bez uprzedzenia, że odbiór nastąpi później – Poradnia ma obowiązek dostarczenia dokumentu – orzeczenia/opinie WWR wysyłane są pocztą na adres wnioskodawcy.
15. Uwaga! Uczeń, który ukończył 18 lat jest wnioskodawcą w swojej sprawie i to on osobiście wypełnia wniosek i podejmuje wszystkie działania w procedurze orzeczniczej jako wnioskodawca.

Skład Zespołu Orzekającego :

– Przewodnicząca Zespołu Orzekającego, Dyrektor poradni – Magdalena Rudzińska lub inna osoba wyznaczona przez Dyrektora,

– Lekarz konsultant,

– Psycholog prowadzący,

– Pedagog,

– Logopeda (jeśli sprawa wymaga bieżących konsultacji podczas posiedzenia zespołu).

Posiedzenia Zespołów Orzekających w Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej nr 7 odbywają się najczęściej co dwa tygodnie, w środy o godz. 13.30.